公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具，具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和极强的时效性。从一定意义上讲，党政机关公文质量的高低，直接关系到机关工作质量和效率，影响着机关形象和权威。因此，提高党政机关公文质量，对提高机关工作效率，保证工作质量，推进工作落实具有重要作用。下面，结合实际，浅谈机关公文处理中存在的问题及对策。
一、存在的主要问题
目前，从机关公文起草、传递、办理、印制情况看，主要存在以下问题：
（一）文种混用。最常见的是“请示”“报告”混用，甚至张冠李戴，有的报告类公文中夹杂请示事项，有的向不相隶属部门和单位协调解决问题或支持时也使用“请示”，有的甚至把报告和请示两个文种在标题中叠加混用，分不清究竟是请示还是报告，影响了工作效率。
（二）生造文种。《党政机关公文处理工作条例》中规定的法定公文种类包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15类。方案、计划等只能作为附件。但在工作中，有的把方案、计划、要点等作为正式文种使用。如：“《关于×××工作要点》、《关于对×××的计划》、《关于开展×××的方案》”，误将“要点”、“建议”、“方案”当作法定文种使用，与《党政机关公文处理工作条例》不。
（三）要素不全。公文要素包括眉首、主体、版记三大部分，既是公文的本质属性，也是公文的生命所在。公文只有要素齐全，才能在最大限度、最大范围内实现有效沟通、落实和执行，才能产生法定效果和效率。否则，就难以实现沟通、落实和执行目的。目前，在拟制公文时，有的公文没有主送、抄送机关，有的没有日期、落款，有的没有印章，在一定程度上影响了公文严肃性和权威性。
（四）格式不规范。公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。《党政机关公文处理工作条例》规定，机关公文用纸统一采用A4纸型，尺寸为 210mm×297mm，版心尺寸为156mm×225mm，每页22行，每行28个字。实际工作中，有的公文没有严格按照《党政机关公文格式国家标准》要求设置页面和排版，有的Ⅰ级标题、Ⅱ级标题、Ⅲ级标题不分，有的版心不按要求设置，排版密密麻麻，有的甚至以白头形式上报下发，不仅影响了公文的美观，而且也影响了公文的严肃性。
（五）质量不高。这是一个普遍性的问题，也是亟需解决的关键问题。目前，个别部门上报下发的公文，有的用词不当，逻辑性不强，词不达意；有的冗长空洞，语言晦涩，难以理解；有的大话套话连篇，内容空泛，操作性实用性不强；有的错差别字较多，校对不认真不细致。凡此种种，影响了公文质量。
二、对策建议
公文起草和拟制是一项艰辛细致的工作，既要厚积薄发，高度凝练，言简意赅，又要主题突出，表述准确，陈述透彻。只有这样，公文的严肃性、权威性才能跃然纸上，方可达到沟通、指导、落实和执行之目的。因此，在提高公文质量，规范公文格式中，应把握以下几个环节：
（一）多积累。公文质量的高低，来源于平时的学习和积累。只有平时学得多、积得深，起草时才能才思泉涌，信手拈来，有效完成。一要积基础知识。《党政机关公文处理工作条例》、《青海省党政机关公文格式》规范了机关公文写作的方方面面，是写好机关公文的根本遵循和抓手。我们一定要认真学习，深刻领悟，牢记于心，用于实践。这样，起草出来的公文不论从格式、要素，还是从规则、结构等方面讲都是比较规范严谨的。就犹如建设一座楼房，门、窗、水电等基本配套设施必须齐全，方能称之为“楼房”。二要积创新理论。“公文姓公不姓私”，这是决定了公文必须符合党的大政方针、符合党的创新理论、符合本地区本部门工作实际，只有这样，公文才能有肉有血、有思想有灵魂、有指导性实用性。否则，就失去了公文指导、执行作用。因此，工作生活中，我们要做工作中的“有心人”、生活中的“细心人”，时刻关注国内外形势的发展变化，关注本地区本单位的中心工作，关注领导人重要讲话，关注人民群众的心声，等等，并把自己所见、所闻、所想和所感及时记载下来，形成文字素材，或将有关书籍、报纸、杂志上的有用资料裁剪下来，分门别类地粘贴在专本子上。久而久之，积腋成裘，起草公文时就得心应手，不愁没素材。三要积名言典故。通过阅读大量历史书籍和学习相关文件，积累一些脍炙人口的名言警句、生动鲜活的群众语言、有明显时代特色的论点论据，并恰当引用到公文起草中，就会使公文更富有灵性、更具有思想性和指导性。
（二）勤动手。“常看胸中有本，常写笔下生花”道出了写好公文的真谛。工作中，一些公文写作“高手”，就是从勤动手、多动手中练就的。那么怎么才能做到勤动手呢？一要主动写。起草公文很艰辛、很艰苦，既费时费力，又熬神费脑，这就要求我们必须要耐得住寂寞，守得住清贫，不怕苦不怕累，积极承担，勇于完成。实际工作中，要从一件事情、一项工作、一个计划入手，主动一些易写的、简短的公文，再逐步写一些有难度的、综合性的公文。比如，先写一些通知、请示、批复等难度不大的公文，逐步掌握公文写作基本要领和方法后，再写一些报告、总结、讲话、典型经验等难度较大的公文。只有这样由易到难、循序渐进，多写多练，才能有效提高写作能力和水平。二要反复改。公文写作的过程也就是反复修改、精雕细刻的过程。一般情况下，公文初稿完成后尤其是一些大型材料，例如重要讲话、报告，管长远的一些规划、方案等，一定要用“铁杆磨成针”的定力，“琢璞成玉”的功力，“绣花”的功力，从构思立意、遣词造句、语言表述等方面进行反复修改，精心雕琢，逐句推敲，直到自己认为满意为至。三要虚心问。通常，每个部门、每个单位总有一些公文写作高手或老师，他们对公文写作有一些独到见解和体会。作为初学者或追求提高的机关工作人员，一定要有“谦虚好学、不耻下问”的心态，公文写成后，多向他们学习请教，从他们“讲”中学构思、学用词，从他们“改”中学思路、学布局，在他们“讲”和“改”中不断提高写作能力。
（三）善思考。显明观点是文章生命所在，价值所系。起草公文时，必须结合本地区本单位实际，提炼出鲜明的观点，罗列出务实的措施，公文才有深度、指导性和操作性。而深邃透彻的观点、闪光发亮的思想来自于深入思考。所以，在起草公文时，必须静观默察，凝神细想，深思熟虑，只有这样，才能把闪光的思想、灵敏的思路变成严谨细致、富有生命力的公文。 一要构思路。谋篇布局是思路的重要表现形式。在起草公文时一定要提高谋篇布局能力，也就是文章思路。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突” 。只有对内容精心思考，精心取舍，精心谋篇布局，再动笔起草，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的公文。二要列提纲。这是起草公文的一道重要工序。列提纲写稿子，既可以搜集一些基本素材为我所用，又可以使公文结构更严谨更周全，避免偏题走题。列提纲，一定要在理解领导意图、掌握相关事实的基础上进行。提纲列的越细致越好，既要列大标题，又要列小标题，每个大标题写几层、每个小标题写什么内容，都要考虑清楚。这样，公文的逻辑性、完整性、层次感就强了。比较简短的公文，可不列提纲，但一定要打好腹稿。有了好的提纲或好的腹稿，公文等于完成了一半，起草公文也就得心应手了。三要多研究。工作中我们会遇到很多写得好的文件，为我们写好公文提供了很好的范例和样本，这些文件不要翻一眼就束之高阁，不闻不问，而要仔细研究文件的结构、观点、论证方法、表述方式。再想一想，如果让自己写这个材料，自己怎么构思、怎么选题，怎么去写，两种写法的差别在哪里？还有没有其他写法？只要我们仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道，对提高公文写作能力有很大帮助。
责任编辑：韩福萍
